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    关于做好档案管理工作的探讨

    出处:论文网
    时间:2019-03-27

    关于做好档案管理工作的探讨

      一、单位档案管理工作的现状

      档案是指人类在各项工作中形成的具有历史价?#26723;?#21508;?#20013;?#24335;和载体的原始记录,是反映各行各业工作过程的重要凭证,并对各行?#26723;?#24037;作具有重要的参考价值。环境监测档案管理环境监测工作的重要组成部分,环境监测档案是对环境测客观记录,是进行下一步环境监测工作的重要参考资料,是环境保护、环境开发和自然资源使用的重要依据。我站的环境监测档案自七十年代末期逐步建立以来,积累?#31246;?#25324;相关技术在内的大量各类专?#23548;?#26415;资料,目前其中拥有环境管理监测档案3944卷、文书档案400卷、会计档案1112卷、声像、照片实物档案119卷,全面记录了扬州市环境监测事业发展的全过程,为环境管理和政府决策提供了大量的技术支撑。

      2012年初,我站为进一?#25945;?#21319;档案管理水平,实现环境监测档案管理的标准化、规范化、科学化,瞄准了创建江苏省档案工作“三星级”这一目标,对照《江苏省机关团体企事?#26723;?#20301;档案工作等级评定试行标准》要求,认真对照组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用?#20154;?#22823;类19条标准,逐项逐条进行了全面自检与整改,取得了明显成效。一是按照计量认证及档案保管的有关要求与规定,严格各科室向站档案室的?#24179;?#31243;序;二是对所有?#20013;?#26377;效的国家及地方标准等文字档案,加盖了受控章,按照水、气、声等分类进行集中装订,编号归档;三是建立、健全了归档、保管、资料查阅等多项档案工作制度;四是初步建立了监测数据电子档案,检索实现了微机化,改变了传统的手工制作、检索形成的繁琐、低效的工作现状,提高了查、归档速?#21462;?/p>

      二、档案管理工作中存在的主要问题

      1、对档案的重?#26144;?#24230;不够。长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部,对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管保管、收收发发的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊?#20445;?#19981;丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。这种轻视档案工作的思想,表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视了档案管理工作的重要性。

      2、档案管理水平不高。档案管理人员频繁调整,部分人员没有经过专?#26723;?#26723;案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务掌握不熟练、不精通,档案收集意识淡薄。其次,一些档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,没有及时整理归档,?#29616;?#24433;响了档案管理水平。再则,一些归档的材料?#20849;?#22815;真实和准确。

      3、档案室硬件环?#25104;?#26045;不全。对档案管理必备的条件解决落实差,个别单位没有专用档案室,有的单位档案比较多,但档案室面积明显不足,防潮湿设备等“八防”措施不配套,导致档案材料出现霉变、虫蛀,影响了档案的美观整洁及完整。有的管档单位连必备的专用切刀、统一的档案夹等都无法购置齐备。

      三、做好档案管理工作的探讨

      1、搞好建章立制工作。《中华人民共和国档案法》的颁布实施,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚?#26723;?#22522;础。法制化是做好档案管理工作的基础。要做好档案管理工作,就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。只有实现档案管理的法制化、制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。然而,新的形势对档案管理工作提出了更高的要求。这就要求各地方要充分利用地方的立法权限,建立一整套有地?#25945;?#33394;的档案法规,使档案管理工作与时俱进,有法可依。在此基础上,各部门都要建立健全档案管理的规章制度,向制度要管理,向制度要效益。只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

      2、采用信息化管理手段。档案管理工作是一门专业性很强的工作,要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识,又要掌握现代化管理技能。随着计算机网络技术的进一步发展,对如何做好档案管理工作提出了新的挑?#20581;?#26412;人认为,只有正视这个挑战,实现档案管理同现代技术的有机结合,档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案的整理工作繁琐,重复?#25237;?#22810;,?#25237;?#24378;度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。然而,现代科技的一大弊端是,计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而?#26723;汀?#20026;了保证安全,就必须制定严密的电子文件安全管理制度,完?#39057;?#23376;文件流转跟踪登陆管理。在电子文件管理系统中,建立有效的操作权限管理体系,按照信息安全、人员职责、设备管理等因素,对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分,在工作模式和软件功能?#29616;?#23494;设计。同时,结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术,提高身份认定的精?#21462;?/p>

      3、搞好档案信息的开发利用。档案运用的合理有效,是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。全面加强档案管理工作的根本目的,在于充分发挥档案的作用,为实现建成小康社会的目标提供应有服务。档案利用工作是档案自身价?#26723;?#20197;实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价?#26723;?#37325;要体现,档案开发利用已经成为当今全社会不可或缺的重要信息资源。要加强档案的开发利用,实?#20013;?#24687;资源的共享。档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效地服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把?#20843;饋?#26723;案变成“活”信息,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事?#26723;?#21457;展。

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