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    工程竣工档案特点及收集工作中问题

    出处论文网
    时间2018-10-12

    工程竣工档案特点及收集工作中问题

    中图分类号G27文献标识码A文章编号1006-4117201106-0258-01

    工程竣工档案是现代城市建设的重要组成部分它是工程产?#20998;?#37327;评定的依据也是反映工程内在质量及管理维修?#22270;?#23450;的凭证正由于有其与众不同的特性在档案收集中的经常出?#25351;?#31181;问题要处理好这些问题克服其中困难就要有相应的应对措施下文对此进行了?#25945;?/p>

    一工程竣工档案的特征

    各类档案都有各自的特性而工程竣工档案却具有其他档案不能比拟的独特的一面主要可归结为以下几个方面:

    一长期性由于工程竣工档案反映工程建设全过程内容而一个建设工程项目?#21451;?#31350;决策开始到建成使用往往需要几年有的甚至十几年才能完成因此档案文件资料收集管理工作也将从开发建设决定的第一个文件产生开始并紧随工程建设全过程即使工程建成使用也并不意味着这项工作的完结只有当房地产权属登记工程决算审价和所有文件资料整理归档完成后才算基本结束

    二复?#26377;ԡ?#36825;里包含三层内容:一是管理人员不确定性建设施工监理等单位通常没有项目专职资料员各类文件资料往往由各个项目经办人保管有的经办人还多次更换如此几经转手.长此以往档案文件资料不失?#27492;?#20108;是来源多头性档案文件资料不仅来自建设勘查设计施工监理单位本身还有各个工程建设行政管理部门专业配套部门以及其他许多相关单位集道不一?#38382;?#22810;样三是整理标准多样性一项工程建成后必须通过各个管理部门检查验收或登记备案方能投人使用而文件资料的检查是必不可少的内容但是对档案收集和整理的标准并不一致再?#30001;?#24314;设单位留存档案和移交物业管理档案这样一套档案就要一式多份并整理形成?#38382;?#21508;异的档案

    三多部门性一套竣工档案文件资?#29616;?#35201;产生于建设设计施工?#22270;?#29702;单位但还有许多是来之于各个建设管理部门或机构如计划城建档案地名消防环保市政交通市容环境园?#33268;?#21270;住宅使用许可房地产质监安检等

    四多载体性具有明显个性特征的还在档案载体方面每个竣工档案不仅有文件图纸常常还包含反映与工程建设同步的工程照片专题录像专题光盘缩微胶片等声像类档案

    二工程竣工档案收集存在的问题?#27835;?/p>

    由于工程竣工档案具有时间跨度长产生文件资料的部门众多等特性因此从一开始就决定了在档案收集过程中的问题要收集一套完整的符合标准要求的工程竣工档案(尤其是要求建设单位留存的)存在相当的难度如不予以足够重视就会造成档案资料缺损

    现就一些档案资料在收集中可能遇到的突出问题列举如下:

    一有关领导和单位对工程竣工档案的归档工作重视不够虽然档案法已经实施多年但由于宣传工作不到位部分单位领导和部门对档案管理工作缺乏正确的认识更谈不到重视他们认为只要在工程竣工验收时质量合格就可以拿到验收合格证竣工资料的移交档案的及时归档都不重要这就给原始资料的归档保存带来了极大的困难.

    二缺乏行之有效的管理法规具体的管理措施难到位建设工程质量管理条件中明确规定了城建档案管理是建设工程质量管理工作中的一个重要组成部分但是由于缺乏配套的档案管理法规多年来一直存在着重点工程市政工程的竣工档案收集难归档难管理难的现象

    企业高层涉秘文件的收集难由于有些资料涉及境内外缺乏合理统一的管理体制和方式进行管理加之档案载体的多样化如电子数字虚拟档案等多样化的发展趋势使得完整的归档工作更加困难

    四初步设计文件的收集难点初步设计文件(包括方案扩初)是在施工图设计之前产生的设计资料是规划项目审理时一般都会经历的过程性文件这些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有时建设单位为此付出高昂代价)然而一旦施工图设计被确定.这些漂亮的文本即刻被搁置冷落有时由于资料员不知如何编制归档从而极?#33258;?#25104;这部分档案缺失

    三对策

    一是法律法规要加以完善严谨尽管?#20013;?#26377;关竣工档案的法律法规已?#21830;?#31995;并对竣工档案收集归档利用有明确规定但是在某些内容的提法上?#20849;还?#20005;谨二是要深入现场面当面指导要做好调查研究工作了解工程的规模承建单位完成工期施工进度等情况对其施工的各个?#26041;?#21253;括原始记录检验记录交工验收?#22270;?#35777;施工图的编?#39057;?#36827;行检查督促和指导同时由于一些重点工程规模大所涉及的专业多施工队伍多更要依据相关条例规范仔细检查三是要严格管理力求规范化要严把工程项目竣工资料初验合格证关对不合格的竣工资料经整改仍然不合格的一定要坚持不予发放还要根据竣工档案的具体存档要求制定量化档案入库标准以确保竣工档案及时进行验收和移交

    结束语工程竣工档案固然有其特定的特点其问题但是总会找到特定的解决方法本文所述仅仅是一些粗浅想法并非完全正确只要有社会各界的重视各级领导的关心支持和所有档案工作者的共同努力一切问题都会迎刃而解

    作者单位河南省工程咨询公司

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